工作痕迹化，顾名思义就是把工作每一步骤留有痕迹，即使是每个细小环节都要留有痕迹，以便有证可查。这就如同医院的病历填写和治疗方案，司法部门的调查取证。企业的安全生产经营的每项工作和活动更要有原始的详细记录，因为行车事故具有突发性和偶然性的特点，这就决定了安全管理工作的特殊性，也凸显了保留工作痕迹的必要性和重要性。
工作痕迹化无论是对提高工作效率，还是加强安全管理工作都是非常有效的。年初总公司安保处下发的安全目标管理考核办法及考核标准，其中基本要求就是强调各单位在安全目标管理工作中，每个细节都要留有痕迹。具体到GPS安全监控系统，就必须每日保留监控记录和相关的数据与资料，尤其对超速、超员车辆除短信息警示外，还要留有重点记录备案，并分月把车辆监控日志记录作一次梳理小结，对每台车超速、超员的次数、时间、路段等情况记录在册，排查出违法重点车辆和驾驶员，确定下一步安全管理督查的重点目标，这样就能和相关资料相吻合，从而做到条理清楚，责任明确，有据可查。
工作痕迹化最大的优点就是通过每项日常安全管理工作中保留下来的文字、图片、电子监控档案等资料，可以有效复原已经发生了的安全监管工作的每一项活动。主要作用表现在以下五个方面：一是有利于加强对营运车辆的跟踪监督；二是有利于下一步工作的开展；三是有利于上级领导检查、指导工作；四是有利于加强安全职能部门的责任感，提高工作效率；五是为检查考核提供依据，为规范运行提供保障。
